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OA系统如何自定义提醒消息

发布时间:2019-06-10 13:49 来源:未知 编辑:admin

  OA办公系统提醒消息的内容可以根据需要自定义吗?OA系统可以根据不同的审批动作自定义相应的提醒消息内容吗?

  自定义提醒消息是指用户可根据实际需要在审批动作中自定义系统提示消息,则应用此审批动作的人员在收到消息提醒时会显示自定义的消息内容。

  例会上,总经理赵华威(总经理)提出:“随着OA系统的不断深入应用,目前80%以上的日常工作都要通过OA系统来进行,特别是工作流的使用,已经显著提升了我们的审批效率,减少等待中浪费的时间,并且完美的将各公司、各部门协同在一起,使制度落地、执行力提升。但是,随着应用不断扩大,审批的单据也不断增多,审批提醒消息内容的区分就显得异常重要了,原有的以标题来提醒审批人已经无法满足我们的需要。关于此事大家有什么想法,都可以踊跃发言。”

  此问题一抛出,不少部门也纷纷响应遇到此情况,如办公室主任刘晓宇(办公室主任)提出在公文流程上也遇到了此类情况:“集团内收发文的消息提醒也是以文件的标题内容做为提醒内容的,但是有些公文是需要子公司人员尽快办理的,对于这样的公文,可否在承办人员收到公文时在消息提醒中告知呢?”

  做为信息部经理的姜程(信息部经理),对于此情况似曾相识,好像在OA系统中见过此类功能,沉思了一下告知大家:“大家的这个需求是可以做到的,我们可以用自定义提醒消息的功能。此功能就是在审批动作上自定义消息内容,让提醒内容和审批动作绑定,这样应用此审批动作的人在收到提醒时即可显示我们自定义的消息内容。如刚才刘主任提到的办理人在收到公文时需要有尽快办理的提醒字样,那么我们就可以将办理人所用的审批动作中自定义上‘请您尽快办理!’,这样他在收到信息时就会在提醒消息最后看到我们预先设定的提醒内容。”

  赵华威(总经理):“嗯,这个可行。可将应有对应提醒字样的审批动作都设置下,然后应用于不同的审批人,提前需要统计下哪些审批节点,应该有何提醒。会后各部门都协助信息部做下统计,由信息部统一完善。”

  1.我们先说下自定义提醒消息的设置方法,以公文发文为例,先进入到公文发文发文管理发文设置,发文动作节点中。

  2.我们以核稿审批动作为例,点击“修改”按钮,进入到发文动作节点设置画面。

  3.在系统消息提示中填写需要提示的文字信息,如“请您尽快办理!”,填写完毕后“保存”即可。则拥有此审批动作的审批人收到的提醒消息则带有我们预先定义的文字内容。

  4.我们以模板“金信集团有限公司函”为例看下流程设置。如下图办公室主任节点应用的审批动作为核稿。

  5.我们以王英(行政秘书)的帐号登录,发起公文并提交,系统提示提交给刘晓宇(办公室主任)核稿。

  6.登录核稿人刘晓宇(办公室主任)的帐号,我们可以看到此单提醒消息后面增加了预先定义的消息内容,如下图。

  华天动力协同OA系统不仅仅只是办公工具这么简单,正如自定义消息提醒内容这一人性化设计,OA系统的每一个功能点,每一处细节设计都能够切实符合企事业单位用户的办公需求,帮助企事业用户优化办公流程,提升办公效率,实现高效协同办公目标。

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